Ogłoszenie nr 500025156-N-2018 z dnia 02-02-2018 r.

Kielce: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania do adresatów przesyłek pocztowych i paczek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych. OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

nie

nie

nie

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiat Kielecki - Starostwo Powiatowe w Kielcach, Krajowy numer identyfikacyjny 29100937200000, ul. ul. Wrzosowa 44, 25211 Kielce, woj. świętokrzyskie, państwo Polska, tel. 41 200 12 00, e-mail zamowienia@powiat.kielce.pl, faks 41 200 12 10.
Adres strony internetowej (url): bip.powiat.kielce.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania do adresatów przesyłek pocztowych i paczek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych.
Numer referencyjny OI-II.272.1.4.2018

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

Usługi

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, jak również w zakresie zwrotu niedoręczonych przesyłek Zamawiającego, tj. Powiat Kielecki - Starostwo Powiatowe w Kielcach. 2.Usługi pocztowe powinny być świadczone na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, a w szczególności w prawie pocztowym, z uwzględnieniem postanowień Kodeksu postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257). 3.Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do Zaproszenia - Opis przedmiotu zamówienia. 4.Określone w Załączniku nr 1- OPZ oraz w Załączniku nr 2 - Formularz ofertowy do Zaproszenia, rodzaje i liczby przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe (orientacyjne) - obliczone na podstawie historii usług pocztowych Zamawiającego i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. Do kalkulacji "liczby sztuk" przesyłek, określonych w ww. Formularzu oferty, Zamawiający przyjął średnie roczne ilości przesyłek każdego rodzaju, z tym, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od planowanych ilości i będą uzależnione od bieżących potrzeb Zamawiającego. 5.Odbieranie przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych oraz zwrot i reklamacje wykonywane będą zgodnie z przepisami określonymi w: oustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1481), oustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1257), omiędzynarodowych przepisach pocztowych ratyfikowanej Umowy międzynarodowej z dnia 12 sierpnia 2008 r., oRegulaminie poczty listowej z dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744), oRozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 z późn. zm.), oRozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), oinnych powszechnie obowiązujących aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia, w brzmieniu obowiązującym na dzień podpisania umowy, oregulaminie świadczenia usług Wykonawcy, z tym, że postanowienia tego regulaminu sprzeczne lub nie dające się pogodzić z postanowieniami zawartymi w niniejszej Zaproszeniu do negocjacji, nie będą miały zastosowania, 6.Odbiór przesyłek dokonywany będzie przez Wykonawcę w punktach wskazanych w Załączniku nr 1 do Umowy, który stanowi integralną cześć Wzoru Umowy - Załącznik nr 6 do Zaproszenia, w dniach i godzinach wskazanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zaproszenia. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia/zmniejszenia (+/-3) ilości punktów na obszarze Powiatu Kieleckiego, do których będą dostarczane i z których będą odbierane przesyłki.O zwiększeniu/zmniejszeniu ilości placówek Zamawiający powiadomi Wykonawcę na 3 dni robocze przed terminem uruchomienia/zamknięcia palcówki. 7.Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę z punktów Zamawiającego. W przypadku, gdy Wykonawca będzie posiadał siedzibę/filię w odległości nie większej niż 500 metrów od lokalizacji punktów Zamawiającego wskazanej w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Zaproszenia, Zamawiający dopuszcza możliwość samodzielnego dostarczania przesyłek przeznaczonych do wysłania do punktów Wykonawcy. 8.Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania musi być każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w nadawczych rejestrach (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). W przypadku dostarczania przesyłek przeznaczonych do nadania we własnym zakresie przez Zamawiającego do siedziby/ filii Wykonawcy Zamawiający wymaga, aby mógł tam bezpośrednio nadać przesyłki i w wyniku tego otrzymać potwierdzenie nadania przesyłek w formie stempla (data i godzina nadania) oraz podpisu pracownika Wykonawcy w rejestrach nadawczych. 9.Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do punktów Zamawiającego, od poniedziałku do piątku w godzinach 7:15-15:00. 10.Wykonawca będzie doręczał do punktów Zamawiającego pokwitowane przez adresata "potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 11.Nadanie przesyłki przez Zamawiającego musi gwarantować w dniu odebrania jej przez Wykonawcę osiągnięcie skutku: a)zachowania terminów, stosownie do wymogów wynikających w szczególności z : oart. 12 §6 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz.201 z późn. zm.), oart. 57 §5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U z 2017 r., poz.1257), oart. 124 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.1904), b)" wniesienia pisma do sądu" , o którym mowa w: oart. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz.155 z późn. zm.), oart. 83 §3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ( t.j. Dz. U. z 2017 r., poz.1369 z późn. zm.), oart. 198 b ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.). 12.Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce oraz poza granicami Polski. 13.Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (np. polecona, polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przesyłka najszybszej kategorii) na stronie adresowej przesyłki. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku lub pieczęci stanowiącej pełną nazwę i adres Zamawiającego, który to jednocześnie jest adresem zwrotnym. Zamawiający wymaga, aby na przesyłkach przeznaczonych do nadania oraz dokumentach nadawczych (dla przesyłek nierejestrowanych - w zestawieniach) pozostawały napisy/nadruki identyfikujące jednoznacznie Zamawiającego jako nadawcę. 14.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił i przekazał wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych i/lub przesyłek najszybszej kategorii, które będą stosowane przy oznakowywaniu przesyłek listowych (dopuszcza się przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego ww. oznaczenia). 15.Znak opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonana wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem. 16.Zamawiający będzie przygotowywał do nadania przesyłki listowe w stanie umożliwiającym Wykonawcy ich doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona). 17.W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku nie podjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni, licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie 14 - dniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki. 18.Punkty odbioru niedoręczonych przesyłek znajdujące się na terenie każdej gminy Powiatu Kieleckiego oraz miasta Kielce powinny być czynne minimum 5 dni w tygodniu co najmniej do godz. 15:00. 19.Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze "potwierdzenie odbioru". Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 20.Wykonawca zobowiązany jest doręczyć przesyłki na specjalnych zasadach zgodnie z obowiązującymi w dniu doręczenia przesyłki przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. W tych przypadkach Zamawiający zapewni odpowiednie formularze potwierdzenia odbioru. 21.Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uznaje się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 22.Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni, od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni dla przesyłek krajowych oraz 90 dni dla przesyłek zagranicznych od dnia otrzymania reklamacji. 23.Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według ryczałtowych cen jednostkowych wynikających z oferty. 24.Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do 7-go dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym zgodnie ze specyfikacją wykonanych usług, w rozbiciu na poszczególne punkty Zamawiającego, o których mowa w Załączniku nr 2 do Umowy. 25.Zamawiający określił w Załączniku nr 1 do Zaproszenia - Opis przedmiotu zamówienia oraz w Załączniku nr 2 Formularz ofertowy do Zaproszenia przewidywane ilości nadawanych przesyłek przez okres obowiązywania umowy. Ilości przesyłek pocztowych podane w tych Załącznikach zostały przyjęte przez Zamawiającego szacunkowo. Rzeczywista ilość przesyłek pocztowych będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w tym zakresie, przy czym łączna wartość zamówienia nie przekroczy kwoty 820 000,00 zł brutto. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieokreślonych w ofercie podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 26.Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkami: a)przypadków, o których mowa rozdziale VII, b)Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy, bez konieczności aneksowania umowy. Wówczas, o ewentualnym rabacie Wykonawca powiadomi Zamawiającego na piśmie. 27.Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe, zaś w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. 28.Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących działalność operacyjną na terenie powiatu kieleckiego i miasta Kielce, polegającą na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 108), lub odpowiadające mu formy zatrudnienia określone w przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przez działalność operacyjną osób realizujących przedmiot zamówienia Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z bezpośrednim odbiorem i doręczaniem przesyłek pocztowych na terenie powiatu kieleckiego i miasta Kielce w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. 29.Wykonawca zobowiązany jest przed podpisaniem umowy do dostarczenia oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, o których mowa w ust. 28 powyżej. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; 30.Zatrudnienie osób wskazanych w powyższym oświadczeniu powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia. 31.Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu raportów raz na kwartał (do 15 dnia następnego kwartału) obejmujących informacje o liczbie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia. W przypadku wyczerpania kwoty 820 000,00 zł lub upływie 24 miesięcy Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia ww. raportu wraz z ostatnią fakturą. Raport winien zawierać liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę z imionami i nazwiskami tych osób, rodzaju umowy o pracę, wymiar etatu, datę zawarcia umowy oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia raportu w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy. 32.Uprawnienia Zamawiającego w zakresie sankcji z tytułu niespełnienia wymagań określonych w ust. 29 i 30 w Zaproszeniu do negocjacji powyżej zostały uregulowane w Załączniku nr 5 do Zaproszenia do negocjacji -Wzór umowy. 33.Zamawiający informuje, iż w razie jakichkolwiek wątpliwości odnośnie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących działalność operacyjną na podstawie umowy o pracę, uprawniony jest do powiadomienia właściwego Okręgowego Inspektoratu Pracy i zwrócenia się o przeprowadzenie przez niego kontroli. 34.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 35.Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp. 36.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 37.Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

II.5) Główny Kod CPV: 64110000-0

Dodatkowe kody CPV:

64112000-4,

64113000-1

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT: 666666.67
Waluta:
PLN

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie 67 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Zastosowanie trybu z wolnej ręki wynika z faktu, iż dwukrotnie toczyły się postępowania przetargowe w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania do adresatów przesyłek pocztowych i paczek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych. Pierwsze postępowanie znak: OI-II.272.1.6.2017 ogłoszone w dniu 8.01.2018 r. oraz drugie znak: OI-II.272.1.3.2018 r. ogłoszone w dniu 17.01.2018 r. W obydwóch postępowaniach nie została złożona oferta, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały zmienione.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA