Wrocław: ROZBUDOWA WDRAŻANEGO ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO O FUNKCJONALNOŚCI W OBSZARZE ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW WRAZ ZE ŚWIADCZENIEM USŁUGI GWARANCJI, DLA WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH Sprawa 68/ZWR/2014
Numer ogłoszenia: 381346 - 2014; data zamieszczenia: 20.11.2014
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Dostawy

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wyższa Szkoła Oficerska Wojsk Lądowych im. gen. Tadeusza Kościuszki, ul. Czajkowskiego 109, 51-150 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 7658555, faks 071 7658425 , strona internetowa http.//www. wso.wroc.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ROZBUDOWA WDRAŻANEGO ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO O FUNKCJONALNOŚCI W OBSZARZE ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW WRAZ ZE ŚWIADCZENIEM USŁUGI GWARANCJI, DLA WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH Sprawa 68/ZWR/2014.

II.2) Rodzaj zamówienia: Dostawy.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1.1. Przedmiotem zamówienia jest: rozbudowa wdrażanego Zintegrowanego Systemu Informatycznego o funkcjonalności w obszarze Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz ze świadczeniem usługi gwarancji, dla Wyższej Szkoły Oficerskiej Wojsk Lądowych imienia generała Tadeusza Kościuszki, w ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu pt. Poprawa jakości funkcjonowania i kształcenia Wyższej Szkoły Oficerskiej Wojsk Lądowych we Wrocławiu nr UDA- POKL-04.01.01-00-044 11-01. 1.2. Celem projektu jest zintegrowanie i usprawnienie mechanizmów pozwalających na efektywne nadzorowanie procesów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów. 1.3. Zamówienie obejmuje opracowanie i wdrożenie: 1.3.1. Modyfikacji zestawienia Przesyłki wpływające do kancelarii poprzez dodanie kolumny z numerem sprawy. 1.3.2. Dodanie do metryki sprawy informacji o dekretacjach wykonanych na piśmie w ramach tej sprawy (dyspozycja i termin realizacji dekretacji) oraz o adnotacjach dodanych do tego pisma (komentarzach), oraz komentarzy dopisywanych w trakcie akceptacji pisma wychodzącego i wewnętrznego. 1.3.3. Na formularzu pisma przychodzącego oraz pisma w sprawie opracowanie etykiety pola Tytuł pisma (Dotyczy, W sprawie). 1.3.4. Przenoszenia pism wychodzących pomiędzy sprawą założoną omyłkowo a inną sprawą. 1.3.5. Możliwości drukowania dziennika ewidencyjnego za okres od .. do. 1.3.6. Możliwości zmiany hasła przez użytkownika EOD, bez konieczności ingerencji administratora EOD. 1.3.7. Możliwości pobrania z Egerii informacji o stopniu wojskowym pracownika-użytkownika systemu, wyświetlanie tej informacji przy danych osoby tworzącej pismo w sprawie. 1.3.8. Możliwości generowania szablonu RTF i doc w oparciu o rozdzielnik (lista adresatów wpisywana do pola rozdzielnik). Opracowanie odrębnych szablonów dla: - pisma do 1-2 adresatów - pisma z rozdzielnikiem. 1.3.9. Dodanie w edytorze obiegów pola z historią modyfikacji oraz dodanie zestawienia pokazującego zainicjowane obiegi danego typu wraz z informacją o aktualnym kroku ich realizacji. 1.3.10. Opracowanie oddzielny dzienników ewidencji pism przychodzących oraz wychodzących. 1.3.11. Zmiany mechanizmu wskazywania odbiorcy wewnętrznego pisma: opracowanie możliwości wybrania dowolnego pracownika lub sekretariatu. Wybór pracownika niezależny od wskazania komórki organizacyjnej, w której pracuje ta osoba. 1.3.12. Na piśmie wychodzącym/wewnętrznym w sprawie opracowanie dodatkowego przycisku Założone w wyniku pomyłki. Po naciśnięciu przycisku do pola temat powinien wstawić się tytuł Pismo założone w wyniku pomyłki, a pismo powinno zostać oznaczone jako zakończone. 1.3.13. Możliwości oznaczenia jako przeczytanych pism z listy pism do wiadomości (analogicznie jak możliwe jest oznaczanie jako przeczytanych pism z zakładki Powiadomienia). 1.3.14. Formularza rejestracji pism przychodzących w kancelarii - dodanie funkcjonalności Wyślij i skopiuj. 1.3.15. Dodanie na liście adresatów przycisków Powrót pozwalającego uniknąć rozwijania menu Akcje -> Powrót. 1.3.16. Możliwości ponownej dekretacji pisma, które już raz zostało zadekretowane. 1.3.17. Możliwości zbiorczego drukowania kopert i zwrotek pocztowych dla wszystkich adresatów pisma. 1.3.18. Możliwości podpowiadania kodu pocztowego w oparciu o ulicę lub nazwę miejscowości (w oparciu o Pocztową Bazę Adresową). 1.3.19. Możliwości oznaczenie przy parametrach wysyłki pisma wariantu odbiór osobisty. W takim przypadku, pismo nie trafiałoby do kancelarii ogólnej, ale oczekiwało w sekretariacie na odbiór osobisty. Pokwitowanie odbioru odbywa się na kopii ad-acta, która może zostać zeskanowana jako kolejny plik do pisma. 1.3.20. Zbiorczego ustawienia parametrów wysyłki dla wszystkich adresatów pisma, w szczególności dla grupy adresatów - akcja na liście adresatów - ustaw dla wszystkich parametry wysyłki. 1.3.21. Możliwości zeskanowania i dołączenia do pisma podpisanej zwrotki pocztowej. 1.3.22. Możliwości wycofania pozycji z wygenerowanej książki nadawczej. 1.3.23. Możliwości wznowienia pisma zakończonego bez zakładania sprawy (po otwarciu tego pisma z poziomu zestawienia Pisma zakończone). 1.3.24. Dodanie zestawienia pokazującego wszystkie zastępstwa zdefiniowane w systemie, który będzie widoczny oprócz standardowego zestawienia spraw w komórce organizacyjnej. 1.3.25. Pisma otrzymane wewnętrznie powinny mieć załączniki tylko do odczytu. 1.3.26. Zdefiniowanie zestawień prezentujących: - wszystkie pisma utworzone w danej komórce - wszystkie pisma zakończone w danej komórce (zakończone bez wysyłki, zakończone przez wysłanie). 1.3.27. Dodanie pomocy kontekstowej do poszczególnych formularzy i zestawień w systemie. 1.3.28. Możliwość zmiany treści w pliku z pismem na piśmie już zaakceptowanym, a następnie możliwość wysyłki pisma do ponownej akceptacji. 1.3.29. Ograniczenie możliwości eksportowania przez użytkowników należący do grupy Eksport rejestrów wszystkich rejestrów, do których mają dostęp. 1.3.30. Dodanie kolumny Nadawca na zestawieniu Moje zadania. 1.3.31. Dodanie w obiegu pism papierowych informacji o dacie odbioru przez osobę egzemplarza pisma papierowego. 1.3.32. Możliwości tworzenia pism nietworzących akt sprawy dla dokumentów wychodzących, aby można było tworzyć i wysłać pismo, które nie jest w sprawie. Tworzenie Spis dokumentów nietworzących akt sprawy dla pism nietworzących akt sprawy. 1.3.33. Potwierdzania odbioru faktur przy wykorzystaniu mechanizmu śledzenia pism papierowych. 1.3.34. Oznaczenia tomów akt znajdujących się już w archiwum oznaczeniem w postaci: numer spisu akt, pozycja w spisie akt. Oznaczenie takie, określane jako Sygnatura archiwalna powinno być wyświetlane na zestawieniach prezentujących tomy akt. 1.3.35. Dodanie do wyszukiwarki archiwalnej możliwości wyszukiwania po sygnaturze archiwalnej (numer spisu akt/pozycja w spisie akt). Wyświetlanie przy wynikach wyszukiwania numerów spisu akt, pozycja w spisie akt, tak aby pracownik archiwum mógł stwierdzić, gdzie fizycznie znajduje się dana sprawa poddana archiwizacji. 1.3.36. Zmiany mechanizmu wymuszania numeracji tomów akt w module Archiwum 1.3.37. Zmiany reguł wyświetlania spraw do archiwizacji, które zostały już spakowane w tomy akt. 1.4. Zamówienie obejmuje również: 1.4.1. Wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej dla wskazanych powyżej funkcji. 1.4.2. Dostawę licencji oraz -zaimplementowanie funkcji w środowisku ZSI (produkcyjnym, backupowym i testowym). 1.4.3. Wdrożenie funkcji - wykonanie konfiguracji, parametryzacji oraz modyfikacji modułu EOD wynikających z potrzeb Zamawiającego i wymogów zintegrowanego systemu informatycznego . 1.4.4. Integrację funkcji z wdrażanym ZSI. 1.4.5. Świadczenie przez Wykonawcę usług zapewniających poprawną pracę oraz rozwój Systemu, w skład, których wchodzi: a) usługa Asysty Powdrożeniowej na zasadach określonych w umowie nr 133/PN/2013, b) usługa Serwisu Gwarancyjnego Systemu: w tym dostarczanie nowych wersji Systemu, aktualizacja Systemu w zakresie aktualnie obowiązującego prawa, poprawa błędów Systemu, udostępnienie Systemu gwarancyjnego dla potrzeb Zamawiającego, monitorowanie działania modułu w ramach ZSI, rozwiązywanie incydentów i problemów w funkcjonowaniu modułu w ramach ZSI, wsparcie funkcjonalne (usługa Help Desk - rozwiązywanie problemów funkcjonalnych) dla Użytkowników i Administratorów modułu w ramach ZSI na zasadach określonych w umowie nr 133/PN/2013..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 72.26.00.00 - Usługi w zakresie oprogramowania 72.26.30.00 - Usługi wdrażania oprogramowania 80.53.31.00 - Usługi szkolenia komputerowego 48.82.00.00 - Serwery 32.42.20.00 - Elementy składowe sieci 31.15.40.00 - Bezprzestojowe źródła energii .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Zamówienie zostanie udzielone zgodnie z art. 67 ust 1 pkt. 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia jest rozbudowa wdrażanego Zintegrowanego Systemu Informatycznego o dodatkowe funkcjonalności w obszarze Elektronicznego Obiegu Dokumentów w ramach zintegrowanego systemu informatycznego wraz ze świadczeniem usługi gwarancji, dla Wyższej Szkoły Oficerskiej Wojsk Lądowych. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy wykonującemu zamówienie podstawowe, realizowane w wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr 23/PN/2013 ogłoszonego w trybie przetargu nieograniczonego. Zamawiający na etapie prowadzenie postępowania nr 23/PN/2013 w ogłoszeniu i siwz przewidział udzielenie zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, w stosunku do zamówienia podstawowego polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia tj. w którego zakres będzie wchodzić jedna lub kilka czynności polegających na zaprojektowaniu, dostawie lub uruchomieniu dodatkowych funkcji zintegrowanego systemu informatycznego w ramach modeli uwzględnionych w zamówieniu podstawowym, migracji danych z posiadanych systemów informatycznych, integracji z oprogramowaniem podmiotów trzecich lub dostawa infrastruktury sprzętowej polegająca na dostawie asortymentu tego samego rodzaju niezbędnego do poprawnego funkcjonowania wdrażanego systemu, przeprowadzeniem szkoleń dotyczących wdrażanego systemu i jego funkcji oraz świadczeniem usługi gwarancji w maksymalnej wartości 20 % wartości zamówienia podstawowego. W zamówieniu przewidziano możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w wysokości 671 624,40 zł netto, 826 098,00 zł brutto, 167 087,37 euro. Ogłaszane zamówienie jest drugim zamówieniem uzupełniającym, a suma wartości obu zamówień stanowi 16,99 % wartości zamówienia podstawowego (w szacunku przyjęto wartość oferty wybranej jako najkorzystniejsza - wartość podpisanej umowy oraz szacunkowe wartości zamówieńuzupełniających). Zamówienie uzupełniające stanowi rozbudowę wdrażanego systemu o nowe funkcje w ramach zakupionych modułów. Mając na uwadze, że system obecnie jest na etapie wdrażania i odbiorów poszczególnych funkcji, a zakres rozbudowy w ścisły sposób łączy się z funkcjami realizowanymi w ramach zamówienia podstawowego zasadne jest aby całość realizowana była przez jednego Wykonawcę. Zmiana Wykonawcy na tym etapie realizacji spowodowała by konieczność poniesienie niewspółmiernych kosztów związanych z integracją dwóch systemów, które nie są w fazie odbiorów (zamawiający nie posiada jeszcze przekazanych kodów źródłowych) oraz niewspółmiernych kosztów w ramach migracji danych. Dodatkowe koszty Zamawiający poniósłby także w ramach szkoleń i usługi serwisowej. Realizowanie usługi przez innego wykonawcę nie umożliwiła by także uzyskania jednorodnego systemu w pełni zintegrowanego. Zamówienie jest związane z koniecznością usprawnienia działania systemu, zwiększenia jego ergonomii w zgodzie z obowiązującymi w resorcie obrony narodowej przepisami prawa. Istnieje potrzeba rozbudowy modułu Elektronicznego Obiegu Dokumentów o nowe nie istniejące do tej pory i nie wymagane wcześniej funkcjonalności systemu. Wdrożenie nowych funkcjonalności pozwoli pracownikom Uczelni jeszcze więcej czynności wykonywać w postaci elektronicznej, ograniczyć kontakt z papierowym dokumentem a także nie przenosić dekretacji elektronicznej na dokument papierowy. Umożliwi również generowanie dokumentów w oparciu o szablony obowiązujące w Uczelni. Dodatkowo dodanie pola z historią modyfikacji w edytorze obiegów rozszerzy znacząco jego wykorzystanie w przypadku dokumentów nie podlegających archiwizacji. Zmiany wprowadzone w module Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwolą na efektywną i ergonomiczną pracę użytkowników. Stworzone mechanizmy umożliwią wykorzystanie funkcji systemu i ograniczenie czynności wykonywanych na papierowym nośniku informacji, nawet pomimo obowiązywania w Uczelni tradycyjnego (papierowego) sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. W związku z powyższym uzasadnieniem rekomenduję wprowadzenie w/w funkcjonalności do wdrażanego Zintegrowanego Systemu Informatycznego wspierającego zarządzanie dokumentem w Uczelni.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• COMARCH Polska s.a., al. Jana Pawła II 41 G, 31-864 Kraków, kraj/woj. małopolskie.