Toruń: Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej podsumowującej działalność Obserwatorium Integracji Społecznej, działającego w strukturach Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, pn. Rola i znaczenie badań społecznych w kreowaniu regionalnej i lokalnej polityki społecznej, wraz z usługą cateringową
Numer ogłoszenia: 354788 - 2014; data zamieszczenia: 24.10.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu , ul. Słowackiego 114, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 0-56 657 14 60, 0-56 657 14 70, faks 0-56 657 14 61.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.ropstorun.home.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej podsumowującej działalność Obserwatorium Integracji Społecznej, działającego w strukturach Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, pn. Rola i znaczenie badań społecznych w kreowaniu regionalnej i lokalnej polityki społecznej, wraz z usługą cateringową.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej podsumowującej działalność Obserwatorium Integracji Społecznej, działającego w strukturach Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, pn. Rola i znaczenie badań społecznych w kreowaniu regionalnej i lokalnej polityki społecznej, wraz z usługą cateringową. Konferencja będzie skierowana m.in. do: a) przedstawicieli wojewódzkich władz administracji samorządowej i rządowej, b) radnych województwa kujawsko-pomorskiego, c) pracowników ośrodków pomocy społecznej z województwa kujawsko-pomorskiego, d) pracowników powiatowych centrów pomocy rodzinie z województwa kujawsko-pomorskiego. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według opisu zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, a w szczególności do: 1) merytorycznego opracowania, przeprowadzenia i obsługi konferencji; 2) ustalenia szczegółowego programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym; Wykonawca przekaże Zamawiającemu zaakceptowany program w wersji elektronicznej z możliwością edycji (w wersji Word lub cdr) najpóźniej w terminie 2 dni roboczych po zawarciu umowy; 3) zapewnienia, w porozumieniu z Zamawiającym, w sesji plenarnej: 1 przedstawiciela Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich; pracownika naukowego - specjalistę w obszarze badań społecznych, legitymującego się dorobkiem naukowym i udziałem w charakterze wykładowcy w konferencjach (z wyłączeniem wykładów akademickich) o zbliżonej tematyce; 3 przedstawicieli 3 różnych ośrodków pomocy społecznej/powiatowych centrów pomocy rodzinie, (każde wystąpienie zaprezentowane jest przez innego prelegenta); 4) zapewnienia opiekunów organizacyjnych obecnych podczas trwania konferencji oraz obsługi technicznej konferencji (3 osoby); 5) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, banera tematycznego w formie prezentacji multimedialnej, wyświetlanej na ekranie na wstępie i w przerwach konferencji; zawierającej m.in. treści: tytuł konferencji, informacje o organizatorze oraz o finansowaniu ze środków unijnych, wymagane logotypy; 6) przygotowania identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz organizatorów konferencji; 7) dystrybucji wśród uczestników konferencji materiałów informacyjnych i promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, np. ulotki, publikacje; 8) aranżacji przestrzennej miejsca konferencji z wykorzystaniem materiałów promocyjno-informacyjnych powierzonych przez Zamawiającego, m. in. stojaków reklamowych, ścianki reklamowej, plakatów; 9) zapewnienia sali konferencyjnej spełniającej wymagania Zamawiającego; 10) zapewnienia obsługi cateringowej, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego; 11) zorganizowania i obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości; 12) przygotowania prezentacji prelegentów, które będą wykorzystane podczas konferencji, w jednolitej szacie graficznej i przekazania ich Zamawiającemu drogą mailową najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą konferencji; 13) rozdania wszystkim uczestnikom konferencji pakietu materiałów konferencyjnych; 14) wydrukowania 250 zaproszeń oraz 250 kart zgłoszeniowych /wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego/ i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od przekazania przez Zamawiającego wzoru zaproszenia oraz karty zgłoszeniowej; 15) wydrukowania, rozdania wszystkim uczestnikom i zebrania ankiet ewaluacyjnych, podczas konferencji; 16) wydania uczestnikom konferencji zaświadczeń o udziale w konferencji według wzoru uzgodnionego z Zamawiającym; 17) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej konferencji i przekazania go Zamawiającemu po jej przeprowadzeniu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 1 do SIWZ.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.59.00.00 - Usługi seminaryjne 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 04.12.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten będzie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje), należycie co najmniej 2 usługi, z których każda z nich polegała na zorganizowaniu minimum jednodniowego spotkania (np. konferencji, kongresu, seminarium), dla minimum 80 uczestników, odpowiadających swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia tj.: obejmującego również zapewnienie sal konferencyjnych, cateringu, prelegentów, przy czym wartość każdej ze wskazanych w wykazie usług winna wynosić nie mniej niż 15.000,00 złotych brutto

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. podpisany (zaparafowany) na każdej zapisanej stronie wzór umowy z klauzulą akceptuję wzór umowy, stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ, 2. pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolności finansowej jeśli Wykonawca polega na osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, 3. wypełniony formularz pn. Wykaz części zamówienia powierzonych do wykonania podwykonawcom w zakresie podwykonawstwa stanowiący załącznik nr 7 do SIWZ, jeżeli Wykonawca zamierza powierzyć część zamówienia (jego element) podwykonawcom. 4. Wykaz zrealizowanych (zorganizowanych) konferencji, kongresów lub seminariów o tematyce w obszarze pomocy i integracji społecznej. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 9 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia załączonego wzoru wykazu. W przypadku, gdy Wykonawca samodzielnie sporządzi wykaz, wówczas jest zobowiązany do sporządzenia go zgodnie ze wzorem co do jego treści. 5. Wykaz pn Doświadczenie pracownika naukowego - specjalisty w obszarze badań społecznych, który brał aktywny udział (tj. wygłosił referat, wykład, wystąpienie) w trakcie konferencji, kongresów, seminariów, o tematyce w obszarze badań społecznych, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia załączonego wzoru wykazu. W przypadku, gdy Wykonawca samodzielnie sporządzi wykaz, wówczas jest zobowiązany do sporządzenia go zgodnie ze wzorem co do jego treści. 6. Wypełniony formularz ofertowy wg załącznika nr 2

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Doświadczenie pracownika naukowego - specjalisty w obszarze badań społecznych - 30
• 3 - Doświadczenie Wykonawcy w organizacji konferencji, kongresów, seminariów w obszarze pomocy i integracji społecznej - 30

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający wymaga zawarcia umowy zgodnie z istotnymi postanowieniami umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie i na warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 3. Wszelkie zmiany umowy wynikają obopólnej zgody stron

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.ropstorun.home.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Regionalny Osrodek Polityki Społecznej ul. Słowackiego 114 87-100 Toruń pokój nr 36.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 03.11.2014 godzina 10:00, miejsce: Regionalny Osrodek Polityki Społecznej ul. Słowackiego 114 87-100 Toruń kancelaria, parter.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Konferencja organizowana jest w ramach projektu systemowego pn. Koordynacja na rzecz aktywnej integracji, realizowanego w ramach Priorytetu I Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak