Toruń: Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze budownictwa oraz adaptacji i modernizacji dostępnej infrastruktury mieszkaniowej na potrzeby osób starszych w Polsce wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych
Numer ogłoszenia: 272766 - 2014; data zamieszczenia: 14.08.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu , ul. Słowackiego 114, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 0-56 657 14 60, 0-56 657 14 70, faks 0-56 657 14 61.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.ropstorun.home.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze budownictwa oraz adaptacji i modernizacji dostępnej infrastruktury mieszkaniowej na potrzeby osób starszych w Polsce wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze budownictwa oraz adaptacji i modernizacji dostępnej infrastruktury mieszkaniowej na potrzeby osób starszych w Polsce, wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych,. Konferencja adresowana jest do 1) przedstawicieli wojewódzkich władz administracji samorządowej i rządowej; 2) parlamentarzystów; 3) wójtów, burmistrzów, prezydentów gmin, miast z województwa kujawsko-pomorskiego; 4) prezesów spółdzielni mieszkaniowych z województwa kujawsko-pomorskiego; 5) przedstawicieli Towarzystw Budownictwa Społecznego z województwa kujawsko-pomorskiego; 6) radnych Województwa z Komisji Pracy, Pomocy Społecznej i Bezpieczeństwa Sejmiku Województwa Kujawsko-Pomorskiego; 7) przedstawicieli jednostek wykonujących zadania w obszarze pomocy osobom starszym z terenu województwa kujawsko-pomorskiego, m.in.: a) ośrodków pomocy społecznej, b) wybranych organizacji pozarządowych; 8) pracowników Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu. 4. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według opisu zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, a w szczególności do: 1) merytorycznego opracowania, przeprowadzenia i obsługi konferencji będącej przedmiotem umowy; 2) ustalenia szczegółowego programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym; 3) zapewnienia, w porozumieniu z Zamawiającym, prelegentów, w tym specjalistę ds. finansowania projektów mieszkaniowych dla seniorów oraz w celu zaprezentowania dobrych praktyk - minimum 4 praktyków w zakresie tematyki konferencji; 4) zapewnienia opiekunów organizacyjnych, obecnych podczas trwania konferencji oraz obsługi technicznej konferencji (3 osoby); 5) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, banera tematycznego w formie prezentacji multimedialnej, wyświetlanej na ekranie na wstępie i w przerwach konferencji; zawierającej m.in. następujące treści: tytuł konferencji, informacje o organizatorze oraz o finansowaniu ze środków unijnych, wymagane logotypy i informacje o objęciu konferencji Honorowym Patronatem Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego; 6) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, treści i wzoru graficznego zaproszenia na konferencję, w terminie 3 dni roboczych po zawarciu umowy, oraz wydrukowania zaproszeń i kart zgłoszeniowych i przekazania ich Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od akceptacji wzoru zaproszenia; 7) za dni robocze uznaje się dni od poniedziałku do piątku, chyba, że w tych dniach przypada dzień wolny od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. Nr 4, poz. 28 z późn. zm.); 8) przygotowania identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz organizatorów konferencji; 9) dystrybucji wśród uczestników konferencji materiałów informacyjnych i promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, np. ulotki, publikacje; 10) aranżacji przestrzennej miejsca konferencji z wykorzystaniem materiałów promocyjno-informacyjnych powierzonych przez Zamawiającego, m. in. stojaków reklamowych, ścianki reklamowej, plakatów; 11) przygotowania informacji dla mediów dotyczącej konferencji; 12) zapewnienia sali konferencyjnej spełniającej wymagania opisane w pozycji sala konferencyjna - wykładowa; 13) zapewnienia obsługi cateringowej, zgodnie z opisem w pozycji: usługa gastronomiczna; 14) zorganizowania i obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości; 15) przewozu z siedziby Zamawiającego materiałów informacyjnych i promocyjnych dla uczestników i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po jej zakończeniu, przewozu niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego; 16) opracowania i przygotowania pakietu materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników, opisanych w pozycji: materiały konferencyjne oraz zapisanie na płycie CD, w tym: a) materiałów w formie broszury, zawierającej skróty prezentowanych na konferencji tematów; treści oraz opracowania graficznego zaakceptowanych wcześniej przez Zamawiającego, z zaznaczeniem, iż są one dystrybuowane bezpłatnie. Wymogi techniczne broszury określono w pozycji: materiały konferencyjne, b) prezentacji prelegentów wykorzystanych podczas konferencji, c) informacji o projekcie systemowym ROPS w Toruniu pn. Koordynacja na rzecz aktywnej integracji, realizowanego w ramach Priorytetu I Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej, d) informacji o Honorowym Patronacie Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego; 17) rozdania wszystkim uczestnikom konferencji pakietu materiałów konferencyjnych; Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia jednego egzemplarza materiałów dla Zamawiającego na potrzeby dokumentacji projektowej; 18) wydrukowania, rozdania wszystkim uczestnikom i zebrania ankiet ewaluacyjnych, podczas konferencji; 19) wydania uczestnikom konferencji zaświadczeń o udziale w konferencji według wzoru uzgodnionego z Zamawiającym; 20) udokumentowania fotograficznego przebiegu konferencji; 21) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej konferencji i przekazania go Zamawiającemu po jej przeprowadzeniu, wg określonego wzoru. Planowany termin konferencji - 20 - 24.10.2014 r. Liczba uczestników - ok. 150 osób..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 80.59.00.00 - Usługi seminaryjne 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 24.10.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten będzie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje), należycie co najmniej 2 usługi, z których każda z nich polegała na zorganizowaniu minimum jednodniowego spotkania (np. konferencji, kongresu, seminarium) dla ok. 100 uczestników, odpowiadających swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia tj.: obejmującego również zapewnienie sal konferencyjnych, wyżywienia, wykładowców, przygotowanie i wydruków materiałów konferencyjnych, przy czym wartość każdej ze wskazanych w wykazie usług winna wynosić nie mniej niż 20 000,00 złotych brutto. W celu potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca zobowiązany jest do załączenia wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 5 do SIWZ

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten będzie spełniony, jeżeli Wykonawca będzie dysponować: a) w sesji plenarnej - 1 prelegentem, np. specjalistą ds. finansowania projektów mieszkaniowych dla seniorów, b) w sesji dobrych praktyk - minimum 4 przedstawicielami realizatorów projektów mieszkaniowych dla osób starszych, c) osobą prowadzącą konferencję (konferansjerem / moderatorem), zadaniem której będzie opracowanie scenariusza prowadzenia konferencji, prowadzenie i czuwanie nad prawidłowym przebiegiem konferencji, anonsowanie kolejnych prelegentów, prowadzenie dyskusji, przedstawienie wniosków końcowych podczas konferencji.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Do oferty Wykonawca zobowiązany jest również załączyć: 1. Podpisany (zaparafowany) na każdej zapisanej stronie wzór umowy z klauzulą - akceptuję wzór umowy, stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ, 2. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolności finansowej jeśli Wykonawca polega na osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, 3. Wypełniony formularz pn. Wykaz części zamówienia powierzonych do wykonania podwykonawcom, w zakresie podwykonawstwa stanowiący załącznik nr 7 do SIWZ, jeżeli Wykonawca zamierza powierzyć część zamówienia (jego element) podwykonawcom, 4. Wypełniony Formularz ofertowy - wg załącznika nr 2

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający wymaga zawarcia umowy zgodnie ze wzorem umowy, stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie i na warunkach opisanych w wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 3. Wszelkie zmiany umowy wynikają obopólnej zgody stron.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.ropstorun.home.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej ul. Słowackiego 114 87 - 100 Toruń pokój nr 36.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 25.08.2014 godzina 10:00, miejsce: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej ul. Słowackiego 114 87 - 100 Toruń Kancelaria - parter.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Konferencja organizowana jest w ramach projektu systemowego pn. Koordynacja na rzecz aktywnej integracji, realizowanego w ramach Priorytetu I Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak