Wrocław: Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu
Numer ogłoszenia: 177469 - 2014; data zamieszczenia: 19.08.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy we Wrocławiu , ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 356 39 19, faks 71 357 90 97.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.anr.gov.pl
• Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów: www.anr.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa Osoba Prawna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługi archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 3.1. Wspólny Słownik Zamówień CPV 79.99.51.00 - Usługi archiwizacyjne - sługi archiwizacyjne. 3.2. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) stanowiących część Zasobu OT ANR we Wrocławiu oraz jednostek gospodarczych Zasobu OT ANR we Wrocławiu. Akta będące przedmiotem przetargu zostały zgromadzone w Archiwum Zakładowym OT ANR przy ul. Kunickiego 4 we Wrocławiu. Zasób dokumentacji do archiwizacji wynosi łącznie 132 mb, w tym kat. A 28 mb, kat. B 104 mb. 3.3. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na 3 przedmioty zamówienia: 1) Przedmiot 1 obejmuje szacunkowo 45,30 mb, w tym: a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 21,30 mb. Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne Oddziału Terenowego ANR we Wrocławiu: Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Zamiejscową Gospodarowania Zasobem we Wrocławiu, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.), b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 24,00 mb (w tym 15, 50 mb kat. B25), wytworzona przez komórki organizacyjne OT ANR we Wrocławiu Sekcję Gospodarowania Zasobem, Sekcję Zamiejscową Gospodarowania Zasobem we Wrocławiu, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.), 2) Przedmiot 2 obejmuje szacunkowo 46,20 mb, w tym: a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 3,20 mb. Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne Oddziału Terenowego ANR we Wrocławiu: Sekcję Terenową w Legnicy, Sekcję Zamiejscową Gospodarowania Zasobem w Legnicy, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.), b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 43,00 mb (w tym kat. B25 ok. 20 mb), wytworzona przez komórki organizacyjne OT ANR we Wrocławiu: Sekcję Terenową w Legnicy, Sekcję Zamiejscową Gospodarowania Zasobem w Legnicy, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.), 3) Przedmiot 3 obejmuje szacunkowo 40,50 mb, w tym: a) Materiały archiwalne (kategoria A) - szacunkowo 3, 50 mb. Są to akta wytworzone przez komórki organizacyjne Oddziału Terenowego ANR we Wrocławiu: Sekcję Terenową w Jeleniej Górze, Sekcję Terenową w Świdnicy oraz sekcje zamiejscowe gospodarowania zasobem w Jeleniej Górze oraz Świdnicy, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.), b) Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) - szacunkowo w ilości 37,00 mb (w tym kat. B25 ok. 4,50 mb), wytworzona przez komórki organizacyjne OT ANR we Wrocławiu: Sekcję Terenową w Jeleniej Górze oraz Sekcję Terenową w Świdnicy, jednostki gospodarcze Zasobu oraz Gminy działające na rzecz Agencji w sprawach określonych w ustawie z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1700 z późn. zm.). 3.4. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji znajduje się w teczkach tekturowych oraz segregatorach. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 3.5. Wykaz prac przewidzianych do wykonania: a) Przeprowadzenie studiów wstępnych w celu zapoznania się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, tj. zapoznanie się z dokumentami z zakresu organizacji (statut, regulaminy, schematy organizacyjne), przepisami kancelaryjno- -archiwalnymi ANR i jgZ (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt (RWA), instrukcja archiwalna), stosowanym przez Zamawiającego sposobem archiwizacji dokumentacji oraz ewidencjonowania dokumentacji w wersji elektronicznej (program Archiwum- Intranetowy System Archiwizacji) oraz papierowej. b) Podzielenia prac na 2 etapy, z których pierwszy zostanie zakończony do dnia 15 października 2014 r., drugi do dnia 15 grudnia 2014 r. c) Uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie mu do akceptacji harmonogramu prac archiwizacyjnych, po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie dwóch tygodni od daty zawarcia umowy. Harmonogram powinien zawierać co najmniej: numer etapu, nazwy jednostek - komórek organizacyjnych będących przedmiotem archiwizacji w danym etapie prac, symbole i hasła klasyfikacyjne dokumentacji, kategorie archiwalne oraz metraż dokumentacji poszczególnych grup rzeczowych, archiwizowanych w danych etapach. Każdy etap prac w ramach zamówienia kończy się odbiorem częściowym. W każdym z etapów prac Wykonawca dokona kompletnego uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji. Zamawiający zastrzega, że Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu po miesiącu od rozpoczęcia danego etapu pisemne sprawozdanie z prac wykonanych w miesięcznym okresie w ramach danego etapu prac. d) Przedkładania Zamawiającemu, w ciągu tygodnia od rozpoczęcia realizacji każdego z etapów określonego w harmonogramie: - wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek z każdej grupy rzeczowej dokumentacji jako wzorca, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu oraz zgodności opisów z zawartością teczek, - spisów zdawczo-odbiorczych w wersji elektronicznej oraz papierowej, (odrębnych dla kat. A i B), w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww. teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu ewidencjonowania dokumentacji z poszczególnych grup rzeczowych oraz określenia możliwości importu danych ze spisów do programu Archiwum-Intranetowy System Archiwizacji, e) Przeprowadzenie konsultacji z Archiwum Państwowym we Wrocławiu oraz przedstawicielami Zamawiającego, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną, f) Przyporządkowanie dokumentacji do właściwych jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych, g) Scalenie akt spraw zakończonych w jednym lub, w przypadku większej ilości dokumentacji, w kilku tomach, h) Zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz przyporządkowanie do prawidłowych symboli klasyfikacyjnych z RWA, i) Uporządkowanie materiałów archiwalnych: - szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki, - ułożenie spraw w obrębie teczek chronologicznie w kolejności liczb porządkowych spisu spraw-ułożenie pism-chronologicznie w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. od najstarszego (wszczynającego sprawę) na wierzchu do najmłodszego na spodzie, zwracając szczególną uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich. W przypadku spisów obejmujących jedynie część dokumentacji spisy te należy ułożyć na wierzchu teczki tuż pod okładką. Wtórniki pism (kopie, brudnopisy, itp.) można wyłączyć z teczek jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody przedstawiciela Zamawiającego, - usunięcie z teczek wszelkich części metalowych, z wyjątkiem nitów metalowych łączących strony aktów notarialnych, oraz usunięcie części plastikowych (koszulki, itp.). Maksymalna szerokość uformowanych teczek nie może przekraczać 5 cm, - ponumerowanie ołówkiem (twardości HB) wszystkich zapisanych stron w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, z podaniem ilości zapisanych stron w teczce poniżej dat skrajnych wierzchniej strony okładki. Niniejsze czynności należy wykonać dopiero po dokonaniu scalenia dokumentacji. Nie należy numerować znajdujących się w teczkach potwierdzeń odbioru oraz kopert (z wyjątkiem zarejestrowanych w sprawie), - obłożenie uporządkowanej dokumentacji tekturowymi okładkami, wykonanymi z tektury bezkwasowej, po stronie wierzchniej w kolorze białym, o wymiarach dostosowanych do wymiarów dokumentacji, z tzw. bagiem na okładce wierzchniej, ułatwiającym otwieranie, - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50- 0,60 mm), w kolorze białym, - czytelne oraz estetyczne opisanie wierzchnich stron okładek dokumentacji OT ANR we Wrocławiu elementami opisu przewidzianymi w par. 25 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej ANR z 2004 r., wprowadzonej Zarządzeniem Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych Nr 13-04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych, w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, jednostek gospodarczych Zasobu elementami opisu przewidzianymi w par. 18 pkt 9 Instrukcji kancelaryjnej jednostek gospodarczych ZWRSP z 2006 r., wprowadzonej Zarządzeniem nr 1-06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 06 stycznia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, w układzie zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 niniejszej Instrukcji, j) Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej: - szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki, - ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek, - usunięcie z teczek elementów metalowych (spinaczy) oraz plastikowych (koszulki, itp.), - wszycie dokumentacji w okładki za pomocą taśmy bawełnianej, tzw. bobinki (szer. 0,50- 0,60 mm), wykonanymi z tektury bezkwasowej w kolorze białym, opisanie wierzchnich stron okładek elementami opisu: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej, znak akt, symbol kwalifikacyjny, roczne daty krańcowe, tytuł (hasło klasyfikacyjne z RWA z informacją zawierającą opis dokumentacji znajdującej się w teczce, w brzmieniu ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego). Zamawiający zastrzega, że dla dokumentacji kat. B25 obowiązują zasady porządkowania tj. dla kat. A, z tym wyjątkiem, że nie należy numerować zapisanych stron. k) Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych w układzie w zależności od rodzaju dokumentacji: strukturalno-rzeczowo-chronologicznym, geograficzno- -chronologicznym lub innym, po wcześniejszym uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. l) Zewidencjonowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych w spisach zdawczo- -odbiorczych akt, zgodnie z nadanym im układem, sporządzonych w formie papierowej (dla kat. A w 5 egz., dla kat. B w 4 egz.) oraz w formie elektronicznej w formacie pozwalającym na import danych do programu Archiwum Intranetowy System Archiwizacji (na płytach CD w 2 egz.). Poszczególne rubryki spisu muszą być zgodne z elementami opisu znajdującymi się na okładkach uporządkowanych jednostek archiwalnych, ł) Nadanie, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, dokumentacji dwuczłonowych sygnatur archiwalnych (numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez pozycję teczki w spisie) i wyraźne oraz estetyczne wpisanie ich ołówkiem na wierzchnich stronach okładek w prawym dolnym rogu, m) Przełożenie uporządkowanych materiałów archiwalnych do pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tektury bezkwasowej litej o wymiarach uzgodnionych z przedstawicielem Zamawiającego. Zalecany wymiar 350x260x90 mm (pH 8.0-9.5, gramatura 1300 g m2) z dwoma otworami wentylacyjnymi, opatrzonych etykietami samoprzylepnymi, zawierającymi następujące elementy opisu: nazwę jednostki organizacyjnej, nazwę komórki organizacyjnej, kategorię archiwalną, numer spisu zdawczo-odbiorczego wraz z zakresem skrajnych jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle. Wymiary etykiet: szer. 75 mm, wys. 150 mm, n) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, oraz jej zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Zamawiający zastrzega, że wymaga zarchiwizowania całości dokumentacji dotyczącej rozdysponowania nieruchomości, w tym dokumentacji dla której upłynęły okresy przechowywania określone w RWA. o) Przedkładanie Zamawiającemu po zakończeniu każdego etapu określonego w harmonogramie, zarchiwizowanych i uporządkowanych akt wraz spisami zdawczo- -odbiorczymi tych akt, celem dokonania obmiarów oraz odbiorów częściowych. p) Ułożenia uporządkowanej dokumentacji w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu, w miejscu oraz w układzie wskazanym przez przedstawiciela Zamawiającego. 3.6. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niniejszego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.). 2) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.). 3) Obowiązujących u Zamawiającego normatywów kancelaryjno-archiwalnych: a) Zarządzenia Nr 13-04 Prezesa Agencji Nieruchomości Rolnych z dnia 9 sierpnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Agencji Nieruchomości Rolnych z uwzględnieniem późniejszych zmian, b) Zarządzenia nr 1-06 Dyrektora Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych we Wrocławiu z dnia 6 stycznia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt w jednostkach gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 3.7. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona w oparciu o rzeczywistą liczbę metrów bieżących zarchiwizowanej dokumentacji poszczególnych kategorii, na podstawie sporządzonego przez strony obmiaru. Obmiar zostanie dokonany przed przełożeniem uporządkowanej dokumentacji do pudeł archiwalnych, po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym ze sporządzoną ewidencją. 3.8. W zaoferowanej cenie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla wykonania zamówienia, w tym koszty: materiałów i opakowań, koszty związane z realizacją zamówienia. 3.9. Zamawiający na czas dokonywania archiwizacji dokumentacji udostępni nieodpłatnie Wykonawcy lokal w pomieszczeniach Zamawiającego. 3.10. Wykonawca jest zobowiązany do: a) Wykonywania czynności, o których mowa w pkt. 3 SIWZ w pomieszczeniach Zamawiającego zlokalizowanych w Archiwum Zakładowym OT ANR we Wrocławiu przy ul. Kunickiego 4 oraz w budynku Grupy Rozbiórkowej przy ul. Kunickiego 6-8 bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji, b) Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonaniu przedmiotu umowy, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP, c) Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy, d) Wykonywania zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego, tj.: w godzinach od 7:30 do 15:30. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia kierującego jednostką Zamawiającego usługa może być wykonywana w innych godzinach lub dniach ustalonych z osobą uprawnioną do kontaktów po stronie Zamawiającego, e) Przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu umowy przed przystąpieniem do pracy, f) Złożenia przed przystąpieniem do wykonywania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), znajomości ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 Nr 153, poz.1503 z późn. zm.) o znajomości ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 z późn. zm.) oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu umowy, g) Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczenia udostępnionego w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem. 3.11. Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy. Protokół będzie zawierał, co najmniej symbole klasyfikacyjne i hasła klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt, ilość dokumentacji wyrażoną w metrach bieżących oraz opis dokumentacji. 3.12. Uporządkowana przez Wykonawcę dokumentacja zostanie przekazana Zamawiającemu w miejscu wykonywania prac archiwizacyjnych wraz z ostatecznymi spisami zdawczo-odbiorczymi akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, sporządzonego przez przedstawicieli obu stron umowy. 3.13. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń usunięcia wad w formie pisemnej oraz ustnej. 3.14. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrań z wykonawcami. 3.15 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. 3.16. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3.17. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3.18. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. 3.19. Zamawiający nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej. 3.20. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00-6.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części: 3.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 15.12.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości: a) dla przedmiotu 1 - 500,00 zł (słownie: pięćset złotych), b) dla przedmiotu 2 - 400,00 zł (słownie: czterysta złotych), c) dla przedmiotu 3 - 350,00 zł (słownie: trzysta pięćdziesiąt złotych)

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Na potwierdzenie, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania usługi objętej zamówieniem, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: Oświadczenie, potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 PZP zgodne, co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 formularza ofertowego

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Na potwierdzenie, że Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: Wykaz wykonanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie usług archiwizacji z podaniem zakresu ze wskazaniem kategorii, przedmiotu, wartości usługi, dat wykonania (od - do) i odbiorców. Wymagane jest posiadanie minimalnego doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat zgodnie z zapisem pkt. tj. wykonanie usług archiwizacji akt kategorii A w ilości, co najmniej 25 metrów bieżących i usług archiwizacji akt kategorii B w ilości, co najmniej 50 metrów bieżących. Dowody potwierdzające bezspornie, że usługi wymienione w wykazie opisanym w pkt 7.2. zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami są: poświadczenia, a w przypadku jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia - oświadczenie Wykonawcy. W razie konieczności, szczególnie gdy z poświadczenia, albo z innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu na rzecz, którego usługi były lub miały zostać wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu. Za dowody uznane będą również dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług określone w § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231)

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Na potwierdzenie, że Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: Oświadczenie, potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 PZP zgodne, co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 formularza ofertowego

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Na potwierdzenie, że Wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: Wykaz osób, co najmniej dwóch, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, z wyjątkiem wykonujących prace techniczne i pomocnicze posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia w tym wymagane jest, aby spełniały warunki: I. - każda osoba świadcząca usługę musi posiadać praktykę w archiwizowaniu dokumentacji niearchiwalnej kat. B, to jest uporządkowała osobiście akta kategorii B w ilości, co najmniej 30 mb w okresie ostatnich 3 lat, a co najmniej jedna osoba musi posiadać praktykę w archiwizacji materiałów archiwalnych, to jest uporządkowała osobiście akta kategorii A w ilości, co najmniej 10 metrów bieżących w okresie ostatnich 3 lat. II. - każda osoba świadcząca usługę, musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, tj.: - osoby świadczące usługi archiwizacji dokumentacji kat. A i B muszą ukończyć, co najmniej kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia lub: - studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub historia ze specjalizacją archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną lub szkołę kształcącą w zawodzie technik archiwista. Oświadczenie potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy PZP zgodne, co do treści z oświadczeniem przedstawionym w załączniku nr 3 formularza ofertowego

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Na potwierdzenie, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: Opłaconą polisę na co najmniej 100 000,00 zł, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Z przedłożonych dokumentów winno bezspornie wynikać, iż ubezpieczenie jest opłacone poprzez jednoznaczny zapis na polisie lub dowód opłacenia przelewem lub do kasy

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
• opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej okoliczności wymienionej poniżej: 1.1. Zmiana terminu realizacji przedmiotu Umowy: a) Zmiany spowodowane warunkami atmosferycznymi, w szczególności wystąpienie klęsk żywiołowych uniemożliwiających wykonywanie czynności umownych. b) Zmiany będące następstwem opóźnienia w ocenie dokumentacji przez Archiwum Państwowe. c) Zmiany będące następstwem prac budowlanych prowadzonych w budynku Archiwum Zakładowego przy ul. Kunickiego 4 we Wrocławiu. d) Zmiany będące następstwem wstrzymania realizacji przedmiotu Umowy, jako następstwo działania osób trzecich. W przypadkach wymienionych w § 13 ust. 1 pkt 1.1 Zamawiający może wyznaczyć nowy termin realizacji Umowy odpowiedni do zaistniałych okoliczności. 1.2. Pozostałe zmiany: a) Siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z SIWZ lub treścią Umowy. b) Zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy (np. zmiana rachunku bankowego, zmiana adresu, itp.). c) Zmiana miejsca wykonywania zamówienia. d) Zmiany dotyczące paginacji materiałów archiwalnych. e) Zmiany dotyczące sposobu archiwizacji dokumentacji. f) Zmiany dotyczące harmonogramu prac archiwizacyjnych. 2. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający dopuszcza zgodę, nie stanowi jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody przez Zamawiającego. 3. Wniosek Wykonawcy o dokonanie zmiany Umowy musi być uzasadniony, a okoliczności, na które powołuje się Wykonawca muszą być udokumentowane

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.anr.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Agencja Nieruchomości Rolnych Odział Terenowy we Wrocławiu ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław, pok. 217.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 28.08.2014 godzina 11:00, miejsce: Agencja Nieruchomości Rolnych Odział Terenowy we Wrocławiu ul. Mińska 60, 54-610 Wrocław - kancelaria.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie