Dąbrowa Górnicza: Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy Rekord do końca roku 2016
Numer ogłoszenia: 134632 - 2014; data zamieszczenia: 18.04.2014
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Dąbrowa Górnicza, ul. Graniczna 21, 41-300 Dąbrowa Górnicza, woj. śląskie, tel. 32 2956700, faks 32 2625032, 2956700 , strona internetowa bip.dabrowa-gornicza.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy Rekord do końca roku 2016.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1a i 1b Ustawy z dnia 29stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) o wartości zamówienia poniżej kwoty dla dostaw i usług określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy. 1.W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do serwisu i nadzoru autorskiego nad prawidłowością funkcjonowania oraz usługi asysty technicznej dla środowiska systemowego Linux/Firebird następującego oprogramowania zainstalowanego u Zamawiającego: - System: FINANSE, Środowisko: WIN, Ilość licencji: 16; - System: MODUŁ WALUTOWY FINANSE, , Ilość licencji: 5; - System: BUDŻET, Środowisko: , Ilość licencji: 9; - System: DYSPONENT,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 6; - System: FAKTURY,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 14; - System: PRZELEW,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 8; - System: PŁACE,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 4; - System: KADRY,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 7; - System: POJAZD,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 3; - System: KASA,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 5; - System: MODUŁ WALUTOWY KASA,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 2; - System: FIRMY wymiar,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: FIRMY księgowość,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 2; - System: UŻYTKOWANIE WIECZYSTE ,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 2; - System: DZIERŻAWY ,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 3; - System: REJESTR OPŁAT,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 3; - System: MAGAZYN,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 2; - System: WYPOSAŻENIE,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 2; - System: ŚRODKI TRWAŁE,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 3; - System: PKZP,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: RCP,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: POSESJA - wymiar,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 10; - System: POSESJA - księgowość,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 7; - System: SŁOWNIKI,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: INWENTARYZACJA,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: eDEKLARACJE,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: eGZEKUCJE,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 3; - System: ADMINISTRATOR RATUSZ,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: BIP- Utrzymanie na serwerze Wykonawcy oraz konserwacja,Środowisko: WIN, Ilość licencji: nielimitowana; - System: PODATNIK,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: R_SWDE,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: BUDŻET RBZ,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 1; - System: ADMIN,Środowisko: WIN, Ilość licencji: 101; 2. OBOWIĄZKI WYKONAWCY: 2.1. W zakresie nadzoru autorskiego: a. informowanie o zmianach w programach objętych umową b. dostarczanie aktualnych wersji programów zwiększających ich funkcjonalność oraz dostosowanych do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu c. udzielenie dostępu do elektronicznej wersji dokumentacji systemu RATUSZR w zakresie oprogramowania wymienionego w pkt. 1. 2.2. W zakresie serwisu oprogramowania: a. udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach 8.00 - 16.00 b. udzielanie konsultacji za pomocą systemu zdalnej pomocy NTRSupport w zakresie usterek i awarii c. usuwanie usterek/błędów i awarii krytycznych systemów objętych umową i wynikających z winy Wykonawcy - czas reakcji na zgłoszoną awarię krytyczną - do 8 godzin roboczych liczonych od momentu zgłoszenia. - czas usunięcia awarii krytycznej lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na systemie - do 16 godzin roboczych liczonych od momentu zgłoszenia. - czas usunięcia zgłoszonej usterki - 10 dni roboczych liczonych od momentu zgłoszenia; jeśli opóźnienie wynika z przyczyn obiektywnych, które nie pozwoliły usunąć usterki/awarii w oczekiwanym terminie, to kary umowne o których mowa w par. 10 umowy nie będą naliczane. Wykonawca jest zobowiązany zgłosić fakt niemożności usunięcia usterki lub awarii przed powyższymi terminami oraz przedstawić obiektywne przyczyny wówczas strony zobowiązują się ustalić nowy termin realizacji przedmiotu umowy. Awaria krytyczna rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację systemu, natomiast usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, które jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy stronami, jak i w przypadku kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu. Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. d. usuwanie usterek i awarii systemów objętych umową, a nie wynikających z winy Wykonawcy e. przeprowadzania dodatkowych prac szkoleniowo-wdrożeniowych w zakresie pełnego wykorzystania oprogramowania objętego umową. 2.3. W zakresie współpracy: a. zorganizowania raz w roku spotkania, w trakcie którego Zamawiający przedstawi wszelkie uwagi i wnioski dotyczące użytkowanych systemów oraz zostanie poinformowany o aktualnym stanie prac nad rozwojem pakietu RATUSZR. b. bezpłatnego udziału 2 przedstawicieli Zamawiającego w corocznie organizowanej konferencji FORUM UŻYTKOWNIKÓW c. stosowania systemu zniżek na następujące usługi wykonywane na zamówienie Zamawiającego: - nie mniej niż 10% na zakup nowego oprogramowania, - nie mniej niż 30% na szkolenia pracowników Zamawiającego w Ośrodku Szkoleniowym REKORD d. zapewnienia możliwości skorzystania z 8 godzin prac szkoleniowo - wdrożeniowych realizowanych w siedzibie Wykonawcy w ciągu każdego 6 miesięcznego okresu trwania umowy lub alternatywnie przeprowadzenia jednej wizyty szkoleniowo - wdrożeniowej w siedzibie Zamawiającego (1 wizyta za każde 8 godzin prac). 2.4. W zakresie asysty technicznej: a. Udzielania konsultacji telefonicznych w dni robocze w godz.8.00-16.00 pod czynnym numerem telefonicznym b. Informowania o zmianach w oprogramowaniu serwera bazodanowego Firebird c. Zdalnego podniesienia wersji systemu bazodanowego Firebird na życzenie klienta d. Diagnostyki, reinstalacji i rekonfiguracji: - oprogramowania serwera bazodanowego Firebird - oprogramowania serwera systemu operacyjnego Linux w przypadku awarii lub zmian systemowych po uprzednim zgłoszeniu przez Zamawiającego. e. nie mniej niż 20% zniżki na przygotowanie nowego serwera do pracy z systemem Ratusz. 3.OBOWIĄZKI WYKONAWCY (w zakresie utrzymania serwisu BIP): Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Utrzymania serwisu BIP na serwerze Wykonawcy i Zamawiającego oraz zapewnienie ciągłości jego funkcjonowania. 2. Aktualizacja programu BIP@RATUSZ uwzględniająca wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z dnia 17 lutego 2005 r. (Dz. U. z 2013, poz. 235 z późn. zm.) oraz w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007 r.Nr10, poz. 68). 3. Aktualizacja programu BIP@RATUSZ uwzględniająca zmiany wprowadzone na mocy prawa lub wynikających z obowiązku realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez organy administracji państwowej. 4. Archiwizacja i backup serwisu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 10, poz. 68). 5. Zapewnienia stałej pomocy merytorycznej i wsparcia technicznego w zakresie dotyczącym użytkowania Biuletynu. 6. Usuwania wszelkich awarii i usterek aplikacji w ciągu 48 godzin (dwóch dni roboczych) liczonych od momentu zgłoszenia. 7. W przypadku awarii zapewnienie dostępności strony BIP dla odwiedzających w czasie nie dłuższym niż 24 h liczonych od momentu zgłoszenia. 8. Zapewnienie bezpiecznego przekazu informacji do BIP umieszczonego w Internecie z sieci Zamawiającego. 9. Przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.26.71.00 - Konserwacja oprogramowania technologii informacji .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Zastosowano przesłanki wyboru trybu na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 a i b ustawy Pzp, zgodnie z którym zamówienie może być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. Programy komputerowe zostały zakupione od firmy REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej. Wskazane programy komputerowe są autorstwa spółki REKORD Systemy Informatyczne i są chronione przepisami prawa autorskiego na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Firma REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. posiada autorskie prawa majątkowe do oprogramowania RATUSZ, zaś Gmina Dąbrowa Górnicza korzysta z systemu na podstawie licencji. Usługi będące przedmiotem zamówienia wiążą się bezpośrednio z ingerencją w cały system RATUSZ, w tym również kody źródłowe oprogramowania. Z uwagi na fakt, iż REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. na mocy postanowień umownych, jak również przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jako uprawniony do dysponowania autorskimi prawami majątkowymi do ww. oprogramowania jest tym samym jedynym podmiotem, który może wykonać przedmiotowe zamówienie. Zgodnie z przepisami czynności, takie jak modyfikacja, konserwacja, nadzór autorski, serwis oprogramowania, objęte są ochroną prawno-autorską i mieszczą się w granicach uprawnień przysługujących twórcy utworu lub podmiotu, któremu przysługują autorskie prawa majątkowe do oprogramowania. Zamawiający nie jest uprawniony do przenoszenia praw własności na osoby trzecie. Nie wolno Zamawiającemu zmieniać, reprodukować, przekształcać lub dystrybuować oprogramowania, bazy danych (we fragmencie dostarczonym razem z programem) i dokumentacji technicznej (w całości lub częściowo) bez zgody REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o.. Powierzenie dotychczasowych prac związanych z asystą techniczną programu daje Zamawiającemu wiele korzyści, m.in.: redukcję kosztów nowego projektu; możliwość wykorzystania doświadczenia zdobytego przy budowie systemów, eksploatacji i rozwoju systemów, ograniczenie ryzyka projektowego; skrócenie czasu usunięcia błędów programu, uniknięcie konieczności ponownej, czasochłonnej budowy nowej struktury informatycznej; kompatybilność, uniknięcie ryzyka podczas dokonywania zmian w kodach źródłowych systemu. Wymienione korzyści są jednocześnie obiektywnymi przyczynami technicznymi umożliwiającymi zastosowanie trybu z wolnej ręki. Do dokonywania zmian i modyfikacji w zakupionym programie upoważniona jest tylko i wyłącznie REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o.o., która posiada jako jedyna kody źródłowe do użytkowanego przez Zamawiającego programu. Zakupienie kodów źródłowych do wyżej wskazanych programów wiąże się z wysokimi kosztami jakie Zamawiający byłby zmuszony ponieść. Należy zauważyć, iż Wykonawca będący jednocześnie właścicielem praw autorskich majątkowych zna dokładnie działanie programu, w łatwy sposób może usunąć powstałe błędy oraz wprowadzić zmiany i modyfikacje w programach. Warto zwrócić uwagę, iż w obrocie majątkowymi prawami autorskimi dotyczącymi zbywania kodów źródłowych jako elementu gwarantującego dostęp do bazy programu oraz prawo do jego dekompilacji zawarcie umowy z której wynikałoby przeniesienie tego rodzaju praw na Zamawiającego wielokrotnie przewyższa wartość umowy na świadczenie usług serwisowych w ramach pomocy technicznej. W zaistniałej sytuacji jedynym trybem, w którym możliwe jest wyłonienie wykonawcy przedmiotowych usług, jest tryb zamówienia z wolnej ręki w oparciu o przesłanki wskazane w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn.zm.), w związku z faktem, iż z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych istnieje tylko jeden wykonawca, firma REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o., która może zrealizować przedmiotowe zamówienie.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• REKORD SI Sp. z o.o., ul. Kasprowicza 5, 43-300 Bielsko - Biała, kraj/woj. śląskie.