Kraków: implementacja docelowego modelu zarządzania projektami w AGH wraz z dostawą i wdrożeniem aplikacji IT wspomagającej procesy w obszarze obsługi projektów - KC-zp.272-228/14
Numer ogłoszenia: 122078 - 2014; data zamieszczenia: 09.04.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Akademia Górniczo - Hutnicza im. Stanisława Staszica , Al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków, woj. małopolskie, tel. 012 6173595, faks (012) 6173595, 6173363.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.dzp.agh.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: implementacja docelowego modelu zarządzania projektami w AGH wraz z dostawą i wdrożeniem aplikacji IT wspomagającej procesy w obszarze obsługi projektów - KC-zp.272-228/14.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest implementacja docelowego modelu zarządzania projektami w AGH oraz dostarczenie i wdrożenie aplikacji IT wspomagającej procesy w obszarze obsługi projektów. W ramach zamówienia musza być wykonane następujące usługi: 1) opracowanie modelu wykonawczego dla procesów oraz sporządzenie dokumentacji na podstawie map procesów zgodnie z aktualnymi uwarunkowaniami funkcjonowania szkół wyższych, 2) opracowanie organizacyjnych regulacji wewnętrznych, 3) wdrożenie regulacji organizacyjnych, 4) opracowanie struktury i relacji danych, 5) walidacja modelu wykonawczego, danych i potrzeb biznesowych, 6) implementacja modelu wykonawczego w bazodanowej aplikacji IT, 7) wdrożenie automatyzacji dla wybranych procesów w aplikacji, 8) testowanie wdrożonych procesów, 9) szkolenia dla administratorów i użytkowników końcowych, 10) opracowanie dokumentacji technicznej dla zaimplementowanych procesów..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.22.41.00 - Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu 72.26.80.00 - Usługi dostawy oprogramowania 72.26.30.00 - Usługi wdrażania oprogramowania 72.24.30.00 - Usługi programowania 72.31.20.00 - Usługi wprowadzania danych 72.32.00.00 - Usługi bazy danych .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 9.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: nie obowiązuje

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna wyżej wymieniony warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie zrealizował: 1. Co najmniej dwie usługi w zakresie modelowania i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji, przy czym: -przynajmniej jedną z nich była usługa wykonana dla Uczelni Wyższej w obszarze obsługi projektów, -przynajmniej jedną z nich była usługa realizowana na kwotę pow. 100 tys. złotych. 2. Co najmniej jedną usługę w zakresie opracowania koncepcji danych podstawowych w organizacji zatrudniającej powyżej 1000 pracowników. 3. Co najmniej jedną dostawę i wdrożenie aplikacji do zarządzania procesami, o wartości powyżej 100 tys. złotych. Przez aplikację do zarządzania procesami Zamawiający rozumie aplikację do wykonywania, automatyzacji przepływu, monitorowania, archiwizowania działań i danych tworzonych i wykorzystywanych w procesach, jak również możliwości integracji przepływu i danych z innymi procesami oraz aplikacjami. Zamawiający uzna warunek za spełniony również wówczas, gdy wykonawca wykaże, że nabył doświadczenie opisane w pkt 1), 2), 3) w ramach 1,2,3 albo maksimum 4 realizacji, jeżeli zakres tej/tych realizacji obejmował łącznie doświadczenie opisane w pkt 1), 2), 3). Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do wniosku wykazu usług oraz dowodów potwierdzających czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, metodą spełnia/nie spełnia. Dowodami, o których mowa powyżej są: 1) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert; 2) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1. W przypadku, gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie - załącznik nr 5, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej. Wykonawca, może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Zamawiający uzna wyżej wymieniony warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować zespołem co najmniej 3 konsultantów, spełniających poniższe wymagania dla następujących ról projektowych. Jeden konsultant może realizować tylko jedną rolę projektową (jeden konsultant nie może być przypisany do dwóch ról projektowych). 1. Architekt Rozwiązania co najmniej jeden konsultant z minimum 5-letnim doświadczeniem w zakresie opracowania, analizy i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz przygotowania i wsparcia we wdrożeniach aplikacji informatycznych. Osoba ta powinna wykazać że w ciągu ostatnich 3 lat należycie wykonała co najmniej: a) jedną usługę w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji w obszarze obsługi projektów, b) jedną usługę w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji pod kątem przygotowania i wsparcia wdrożenia aplikacji informatycznej. 2. Architekt Procesów co najmniej jeden konsultant z minimum 5 letnim doświadczeniem w zakresie modelowania i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych, który w ciągu ostatnich 3 lat należycie wykonał co najmniej: a) jedną usługę w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji dla organizacji zatrudniającej pow. 1000 pracowników, b) jedną usługę w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur oraz obiegu informacji pomiędzy organizacją (Usługobiorcą), a Centrum Usług Wspólnych. 3. Architekt danych i aplikacji co najmniej jeden konsultant z minimum 5 letnim doświadczeniem w zakresie wdrażania automatyzacji procesów, który w ciągu ostatnich 3 lat należycie wykonał co najmniej: a) jedną usługę w zakresie wdrożenia automatyzacji procesów przy wykorzystaniu aplikacji do zarządzania procesami, dla procesów w obszarze obsługi projektów b) jedną usługę opracowania struktury danych pod kątem wdrażania aplikacji w organizacji zatrudniającej powyżej 1000 pracowników. Aplikacja bazodanowa - Modele i obiekty znajdują się w bazie danych są opisane relacje między nimi w bazie i można je wykorzystać w dalszym procesie. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do wniosku wykazu osób metodą spełnia/nie spełnia.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik. Jeżeli wykonawca, wykazując spełnianie warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy (posiadania wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym lub zdolnościach finansowych), polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, zamawiający, w celu oceny, czy wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów żąda dokumentów tj: pisemnego zobowiązania podmiotów udostępniających, oddających Wykonawcy do dyspozycji niezbędne zasoby na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia zawierające w szczególności: a) zakresu dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) charakteru stosunku, jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem, d) zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. Załączniki nr: 5a i 6a (dodatkowo punktowane)

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: dialog konkurencyjny.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 4.

Opis sposobu dokonywania wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, gdy liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu

Obiektywne kryteria wyboru ograniczonej liczby kandydatów: ocenie punktowej podlegać będzie doświadczenie Wykonawcy oraz dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zasady przyznawania punktów przez Zamawiającego: 1. doświadczenie Wykonawcy - Za dodatkową dostawę i wdrożenie aplikacji do zarządzania procesami, o wartości powyżej 100 tys. złotych zrealizowaną w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 3 punkty Punktacji nie będzie podlegać realizacja o której mowa w pkt III.3.2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek zostanie uznany za spełniony łącznie, jeżeli spełni go w całości co najmniej jeden z Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do wniosku wykazu usług oraz dowodów potwierdzających czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, metodą spełnia/nie spełnia. Dowodami, o których mowa powyżej są: 1) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert; 2) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1. W przypadku, gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie - załącznik nr 5a, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej. 2. dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - 1). Jeżeli Wykonawca wykaże, że osoba wskazana w roli Architekta Rozwiązania spełniająca warunek określony w III.3.4) w ciągu ostatnich 3 lat należycie wykonała dodatkowo: a) usługi w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji w obszarze obsługi projektów - za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 2 punkty (2 dodatkowe projekty). b) usługi w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji pod kątem przygotowania i wsparcia wdrożenia aplikacji informatycznej - za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 4 punkty (4 dodatkowe projekty). Za dysponowanie dodatkową osobą spełniającą wymagania dla Architekta Rozwiązania określone w pkt III.3.4 Zamawiający przyzna 3 punkty. 2). Jeżeli Wykonawca wykaże, że osoba wskazana w roli Architekta Procesów spełniająca warunek określony w III.3.4) w ciągu ostatnich 3 lat należycie wykonała dodatkowo: a) usługi w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur organizacyjnych oraz obiegu informacji dla organizacji zatrudniającej pow. 1000 pracowników -za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 4 punkty (4 dodatkowe projekty). b) usługi w zakresie modelowania (w aplikacji bazodanowej) i optymalizacji procesów i procedur oraz obiegu informacji pomiędzy organizacją (Usługobiorcą), a Centrum Usług Wspólnych. - za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 2 punkty (2 dodatkowe projekty). Za dysponowanie dodatkową osobą spełniającą wymagania dla Architekta Procesów określonego w pkt III.3.4) Zamawiający przyzna 3 punkty. 3). Jeżeli Wykonawca wykaże, że osoba wskazana w roli Architekta danych i aplikacji spełniająca warunek określony w III.3.4) w ciągu ostatnich 3 lat należycie wykonała dodatkowo: a) usługi w zakresie wdrożenia automatyzacji procesów przy wykorzystaniu aplikacji do zarządzania procesami, dla procesów w obszarze obsługi projektów - za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 4 punkty (4 dodatkowe projekty). b) usługi opracowania struktury danych pod kątem wdrażania aplikacji w organizacji zatrudniającej powyżej 1000 pracowników - za każdą wskazaną usługę Zamawiający przyzna 1 punkt - maksymalnie 2 punkty (2 dodatkowe projekty). Za dysponowanie dodatkową osobą spełniającą wymagania dla Architekta danych i aplikacji określonego w pkt III.3.4) Zamawiający przyzna 3 punkty. Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do wniosku wykazu osób oraz dowodów nalezytego wykonania projektu wskazanego w Wykazie osób - załacznik nr 6a. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek zostanie uznany za spełniony łącznie, jeżeli spełni go w całości co najmniej jeden z Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. W przypadku, gdy Wykonawca nie wypełni bądź nie załączy wykazu usług (Załącznik nr 5a) lub Wykazu osób (załącznik nr 6a), Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt. Zamawiający, zaprosi do dialogu konkurencyjnego 4 Wykonawców, którzy uzyskają najwyższą ocenę spełniania warunków, tj. najwyższą ilość punktów. W przypadku gdy identyczną ocenę spełniania warunków otrzyma kilku Wykonawców, co spowoduje, że nie będzie możliwe ograniczenie liczby Wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do dialogu konkurencyjnego, Zamawiający zaprosi do dialogu konkurencyjnego wszystkich tych Wykonawców. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, będzie mniejsza niż 4, Zamawiający zaprosi do dialogu konkurencyjnego wszystkich Wykonawców spełniających te warunki. Zamawiający zastrzega, że art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, zgodnie z którym Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków znajduje zastosowanie wyłącznie w celu spełnienia warunku udziału w postępowaniu. Nie może natomiast służyć podwyższeniu punktacji celem uzyskania wyższej pozycji na liście rankingowej Wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do dialogu (nie dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Zamawiający informuje również, iż odnośnie dodatkowych usług wykazanych przez Wykonawcę (Załączniki nr 5a i 6a), dyspozycja art. 26 ust. 3 oraz 4 ustawy Pzp, dotycząca wzywania Wykonawców do uzupełniania lub wyjaśniania oświadczeń i dokumentów mających na celu podwyższenie punktacji, nie ma zastosowania.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Teoretyczne założenia projektu, cele i sposoby ich osiągania (koncepcja projektu) - 15
• 3 - Metodyka projektu (zbiór zasad, sposobów wykonywania prac, zastosowana metodologia, pracochłonność zadań do wykonania przez Zamawiającego) - 15
• 4 - Funkcjonalność i koszty eksploatacji narzędzia IT (oprogramowania), które docelowo zapewni skuteczne zarządzanie procesami - 15
• 5 - Czas realizacji zamówienia - 5

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.dzp.agh.edu.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: SIWZ zostanie udostępniona Wykonawcom na podstawie art. 60e ustawy Prawo zamówień publicznych, wraz z Zaproszeniem do składania of.

IV.4.2) Opis potrzeb i wymagań zamawiającego określonych w sposób umożliwiający przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu konkurencyjnym lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu: Celem projektu jest wdrożenie docelowego modelu funkcjonowania obszaru wsparcia dla zarządzania projektami w zakresie procesów, organizacji oraz danych w Akademii Górniczo-Hutniczej Cel ten powinien być osiągnięty przez: 1. Opracowanie i wdrożenie regulacji organizacyjnych w obszarze zarządzania projektami: -Ujednolicenie definicji obszaru zarządzania projektami -Opracowanie wymaganych regulacji wewnętrznych (procedury / instrukcje) - na bazie procesów -Opracowanie obiegu informacji - na bazie procesów -Opracowanie szczegółowych zasad współpracy pomiędzy obszarami organizacyjnymi oraz wymagań dla poszczególnych ról projektowych 2. Integracja danych projektowych oraz automatyzację obiegu informacji 3. Wdrożenie automatyzacji procesów w aplikacji IT Produktem projektu będzie budowa platformy informatycznej z możliwością jej rozbudowy pozwalająca na skuteczne wdrożenie automatyzacji wybranych procesów w obszarze zarządzania projektami. Cele produktu Zaproponowana platforma IT powinna wspierać następujące obszary -Obszar definiowania i zarządzania inicjatywami projektowymi, -Obszar zarządzania projektem, -Obszar zarządzania portfelem projektów. W ramach wymienionych obszarów zidentyfikowano następujące procesy: - Inicjowania projektu: -Wnioskowanie o dofinansowanie projektu, -Obsługa decyzji o dofinansowanie projektów, -Zawieranie umów o dofinansowanie projektów, -Uruchamianie projektów, -Inicjowanie zakupów projektowych aparatury naukowo - dydaktycznej -Rozliczanie projektów, -Raportowanie, -Kontroling projektów. Aplikacja w ramach obsługiwanych procesów powinna umożliwiać elektroniczny obieg dokumentów i informacji, elektroniczne listy kontrolne, generowanie raportów dla różnych kryteriów wyboru, porównywanie jednostek, elektroniczną archiwizację dokumentacji projektowej. Perspektywa rozwoju Stałym elementem rozwoju systemu będzie jego dostosowanie do wymogów instytucji finansujących projekty i wewnętrznych regulacji AGH. Przewidywany jest rozwój systemu głównie poprzez dodawanie nowych konkursów, weryfikację gromadzonego zakresu danych, zastosowanych wskaźników, analizy ich wzajemnej korelacji. Kolejnym elementem rozwoju systemu będzie rozbudowa o kolejne procesy. Ogólny opis systemu Wymagania funkcjonalne Zakres funkcjonalny oraz zaimplementowane moduły systemu zostaną opracowane przez Wykonawcę poprzez odpowiednią analizę. W ramach prac analitycznych Wykonawca uwzględni następujące sugestie i wymagania: Wymagania Ogólne 1. Oprogramowanie zapewni funkcjonalność w zakresie zarządzania projektami w AGH. Dotyczy to m.in. zarządzania kontami i hasłami oraz uprawnieniami. 2. Oprogramowanie zapewni funkcjonalność pozwalającą na przyporządkowanie funkcji do ról dla użytkowników w poszczególnych procesach. 3. Oprogramowanie umożliwi gromadzenie i przeglądanie podstawowych danych projektowych z podziałem na ich etapy. 4. Oprogramowanie powinno posiadać funkcje weryfikacji wniosków/umów/dokumentów oraz umożliwiać ich przegląd i nadanie statusu wraz z komentarzem. 5. Oprogramowanie powinno umożliwiać oszacowanie ryzyka projektu poprzez kartę ryzyka projektu. 6. Oprogramowanie zapewni możliwość monitorowania finansów w projekcie, zapisywanie wydatków z uwzględnieniem podziału kosztów między główne grupy rodzajowe wydatków 7. Oprogramowanie zapewni funkcjonalność do definiowania raportów tj. obróbki danych z bazy, tabelarycznej i graficznej prezentacji wyników z możliwością użycia funkcji statystycznych, eksportowania raportów do plików, itp. 8. System ma umożliwiać edytowanie list słownikowych (np. słownik podgrup wniosków, nazwy wnioskodawców, nazwy programów/konkursów) 9. System powinien zagwarantować możliwość wykonywania ankiet oceniających jakość świadczonych usług. Wymagania niefunkcjonalne architektura systemu -wymagana jest architektura klient - serwer. Dla kanału wymiany danych oraz paneli roboczych wymagany jest klient www. System ma umożliwiać szyfrowanie połączeń (może określić jakie szyfrowanie) System osadzony zostanie na bazie dostarczonej udostępnionej przez Zamawiającego typa bazy zostanie ustalony po wyborze oprogramowania. Skalowalność - rozwiązanie będzie obsługiwało 16 jednostek organizacyjnych podstawowych (wydziały) i przynajmniej 10 pozawydziałowych, liczba pracowników naukowo-dydaktycznych 2000. Bezpieczeństwo - rozwiązanie zapewnić powinno bezpieczeństwo danych uniemożliwiając nieautoryzowany dostęp, System i jego nowe wersje maja być dostarczone w wersji polskojęzycznej. Komunikacja ma następować w języku polskim. Interfejs użytkownika (wygląd, mechanika) - obsługa intuicyjna według dobrych praktyk, wszystkie formatki powinny być opisane. Należy udostępnić w aplikacjach opis funkcji, stosowanych klawiszy i skrótów klawiszowych, pól wraz z opisem zakresu walidacji. Zastosowany będzie help pozwalający na wyjaśnienie głównych zasad posługiwania się systemem. Wymagania dla procesu analitycznego, produkcji i wdrożenia Wykonawca systemu jest zobowiązany do realizacji projektu z wykorzystaniem dobrych praktyk w zakresie prowadzenia i dokumentowania prac analitycznych z uwzględnieniem następujących elementów: -opis zastosowania systemu, -identyfikacja i opis procesów zarządczych, planistycznych i kontrolnych, w których ten system wystąpi - interakcja systemu, procedur i zasobów, w tym ludzi, -opracowanie modelu funkcjonalnego, -opis zachowania się poszczególnych funkcji, w postaci konkretnych przypadków użycia, które określą precyzyjnie wejścia i wyjścia, sposób przetwarzania danych i zachowanie się interfejsu (występowanie poszczególnych pól i zdarzeń), -opracowanie i opis podziału na Moduły Oprogramowania odpowiadający zidentyfikowanym procesom zarządczym, planistycznym i kontrolnym i rolom użytkowników oraz mechanice pracy aplikacji, -identyfikacja i opis wskaźników i funkcji statystycznych użytecznych do analizy danego obszaru monitorowania, -identyfikacja i opis wskaźników użytecznych do analizy danego obszaru monitorowania, -opracowanie i opis wymaganego zakresu danych i modelu danych, -opracowanie sprawozdań niezbędnych do pozyskania wymaganego zakresu danych lub wskazanie bezpośredniego źródła pobieranych danych -opracowanie i opis mechaniki aplikacji, -opracowanie i opis zasad wizualizacji wskaźników, -opracowanie i opis raportów generowanych z systemu, -opis interakcji z innymi systemami i ich elementami, -opracowanie i opis interfejsów..

IV.4.3) Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody: Zamawiający nie przewiduje nagród dla wykonawców.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 17.04.2014 godzina 10:30, miejsce: w siedzibie zamawiającego, paw. C-2 pok. 117.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1/O udzielenie zamówienia ubiegać mogą się Wykonawcy nie wykluczeni na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz.907) spełniający warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 2/Wykonawcy, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu 3/ Dokumenty, określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z dnia 19 luty 2013 r. poz. 231) należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę 4/ Ilekroć występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub też potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, należy przez to rozumieć że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone podpisem (podpisami) osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa. 5/W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów udostępniających wykonawcy zasoby, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. 6/Pełnomocnictwo załączone do wniosku o dopuszczenie do udziału w postepowaniu powinno być w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza 7/Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 8/ Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów o których mowa w pkt III.4.3.1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożonym przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. 9/Wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu oraz wszystkie wymagane dokumenty stanowiace załączniki do wniosku Wykonawca winien umieścić w kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanej w następujący sposób: Wniosek o dopuszczenie do udziału w postepowaniu prowadzonym w trybie dialogu konkurencyjnego na: Implementacja docelowego modelu zarządzania projektami w AGH wraz z dostawą i wdrożeniem aplikacji IT wspomagającej procesy w obszarze obsługi projektów- KC-zp.272-228/14 , znak sprawy: KC-zp.272-228/14.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie